Klokkenluidersregeling

Inleiding

Ingevolge artikel 27 van de Verordening Accountantsorganisaties (VAO) dient VanOoijen Accountants te beschikken over een Klokkenluidersregeling.

Art. 27 VAO luidt:
1.  De accountantsorganisatie heeft een regeling die waarborgt dat personen van buiten de accountantsorganisatie en bij haar werkzame of aan haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de accountantsorganisatie aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door de accountantsorganisatie.

2.  De in het eerste lid bedoelde regeling wordt in elk geval op de website van de accountantsorganisatie geplaatst. In geval een accountantsorganisatie niet over een website beschikt, verspreidt zij deze regeling op een andere wijze binnen de accountantsorganisatie en stuurt zij deze regeling desgevraagd toe aan personen buiten de accountantsorganisatie.
 

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:
1. VanOoijen: VanOoijen Accountants N.V. en VanOoijen Belastingadviseurs N.V.;
2. Melder: degene die, al dan niet in dienst bij VanOoijen, werkzaamheden verricht voor VanOoijen en een misstand onder deze regeling meldt;
3. Werknemer: een melder die in dienst is bij VanOoijen;
4. Leidinggevende: degene die leiding geeft aan de werknemer;
5. Compliance officer: de door de directie aangesteld persoon om als zodanig voor VanOoijen te functioneren; 
6. Directie: de directie van VanOoijen, belast met de uitvoering c.q. naleving van deze regeling;
7. Misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot VanOoijen en / of haar medewerkers, in verband met:
a. een (dreigend) strafbaar feit;
b. een (dreigende) schending van wet- of regelgeving;
c. een (dreiging van) bewust onjuist of onrechtmatig informeren van belanghebbende;
d. een (dreigende) schending van binnen VanOoijen geldende procedures en (gedragsregels);
e. een (dreiging van) bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten of andere feiten die VanOoijen schade kunnen opleveren;
f. een (dreigende) onregelmatigheid in de sfeer van de persoonlijke omgang.
 

Artikel 2 Procedures

1. De melder meldt een misstand bij de compliance officer. Een werknemer kan gelijktijdig ook een melding doen aan zijn leidinggevende.

2.  De compliance officer legt de melding vast en bevestigt binnen vijf werkdagen aan melder dat de melding is ontvangen. De compliance officer stelt de directie direct op de hoogte van de melding. Indien de misstand een directielid betreft, zal de compliance officer de overige directieleden direct informeren.

3.  De compliance officer waarborgt te allen tijde de anonimiteit van de melder, tenzij de melder schriftelijk de compliance officer van deze verplichting ontheft.

4.  Direct na ontvangst zal het bestuur (of overige leden van het bestuur) een onderzoek naar de misstand (laten) starten.

Artikel 3 Termijnen

1.  Binnen een periode van acht weken van het moment van registratie van de melding overeenkomstig artikel 2 lid 2, wordt de compliance officer door of namens de directie schriftelijk op de hoogte gebracht van het standpunt van de directie omtrent de misstand evenals van de te nemen of reeds genomen maatregelen.

2.  Indien het niet mogelijk is om het standpunt binnen de in het eerste lid genoemde termijn te geven, zal het bestuur de compliance officer hiervan tijdig in kennis stellen en de termijn noemen waarin alsnog een standpunt zal worden gegeven. 

3.  De compliance officer stelt de melder direct van het standpunt op de hoogte. Daarbij wordt aangegeven of, en zo ja, tot welke stappen de melding heeft geleid.

Artikel 4 Rechtsbescherming

1.  De directie (of de compliance officer) zorgt dat de melder die te goeder trouw en volgens onderhavige regeling een melding van een misstand heeft gedaan, op geen enkele wijze in zijn positie wordt benadeeld.
 
2.  Indien een melder de melding op andere wijze dan overeenkomstig onderhavige regeling heeft gedaan danwel rechtstreeks of via derden in de publiciteit brengt, kan hem dat mogelijk worden aangerekend.

Artikel 5 Werking en publicatie

1.  Deze regeling treedt in werking per 1 september 2015. 
2.  Deze regeling zal worden gepubliceerd op de website van VanOoijen.